Mot kund:

Vilka uppgifter vi hanterar från kund: Namn på kontaktperson, telefonummer, registreringsnummer, organisationsnummer, e-postadress och fakturaadress. Större delen av de uppgifter vi sparar består av information om juridiska personer, sådana är inte det samma som personuppgifter. Uppgiter till kontaktpersoner på företagen vi har i avtal är personuppgifter men de är tillåtet att lagra för att kunna hantera överenskommelsen. Var uppgifterna sparas:

• Kanard betalsystem. (Det är endast de personer med administratörsrättigheter som kan logga in och ta del av uppgifterna, inloggningen kräver användar-ID och lösenord.)
• Visma bokföringsprogram och faktureringsprogram. (Endast våra ekonomiansvariga som kan ta del av uppgifterna då det krävs behörighet, inloggning kan endast ske med hjälp av användar-ID och lösenord)
• Företagskundregister. (Endast de som ansvarar över företagskunder och har administratörsrättigheter som har tillgång till dessa register, inloggning kräver användar-ID och lösenord)
• Google Rekonditionerings-Schema (Endast de som ansvarar över rekonditionering som har behörighet nog att logga in och ta del av dessa uppgifter, inloggning kräver användar-ID och lösenord)

Varför uppgifterna sparas:

Vi sparar uppgifterna för att kunna sälja produkt eller tjänst till kund, i faktureringssyfte, och för bokföringen. Vi kan också använda uppgifter när vi behöver kontakta kunder vid eventuella faktureringsproblem. Personuppgifterna stannar inom Sverige och inom vår organisation. Vi använder oss aldrig utav personuppgifter i vår marknadsföring och vi säljer aldrig uppgifter. Personuppgifter för de kunder som säger upp avtal med oss, sparas i 7 år enligt bokföringslagen. Sedan raderas det från vårt system. Vi sparar aldrig personuppgifter som vi inte behöver. Vi har i rutin att 2 gånger per år gå över all lagrad information för att säkerställa att de uppgifter som inte längre behövs, raderas. Kunden har alltid rätt att begära ett registerutdrag, om de vill kontrollera vilken information som finns registrerad om hen. Vi är skyldiga att rätta de uppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande. De uppgifter som vi hanterar i mailkonversationer sparas endast som underlag för de ärendet som konversationen gäller, t.ex. företagskorts avtal. Kunden har alltid ”rätten att bli glömd”, så länge det inte måste lagras som underlag. Rätten att bli glömd innebär att kunden kan kräva att få alla uppgifter raderade. Vi använder mailen främst som kontaktverktyg, det är inget som vi lagrar eller sparar i andra syften. Om vi skickar ett nyhetsbrev eller någon form av utskick till kund i framtiden ger vi dem alltid möjligheten att säga nej till fler utskick.

Mot leverantör:

Vilka uppgifter vi hanterar från leverantörer. Namn på kontaktperson, telefonummer, adress, e-postadress och fakturaadress.

Var uppgifterna sparas:

Visma faktureringsprogram. (Endast våra ekonomiansvariga som kan se uppgifterna, det krävs behörighet. Inloggning kan endast ske med hjälp av användar-ID och lösenord.)

Varför uppgifterna sparas:

Uppgifterna sparas i register för att vi ska kunna ändra eller ta bort vid byte av leverantörer. Uppgifterna lagras främst för att kunna betala leverantörsfakturor. Personuppgifterna stannar inom Sverige och inom vår organisation. Vi använder oss aldrig utav personuppgifter i vår marknadsföring och vi säljer aldrig uppgifter. Personuppgfiterna för de leverantörer som vi inte har att göra med längre, sparas i 7 år enligt bokföringslagen. Sedan raderas det från vårt system. Vi sparar aldrig personuppgifter som vi inte behöver. Vi respekterar integriteten hos våra kunder och leverantörer och vi är noga med att alla personuppgifter hanteras på rätt sätt.